THÙ LAO HOÃN THUẾ
VÀ MỤC 409A
THÚY CHI – IRS/SPEC/WWW.IRS.GOV
Nhằm mục đích giới thiệu và phổ biến thông tin về Mục 409A trong bộ luật thuế vụ của Hoa Kỳ (IRC Section 409A) liên quan đến tiền lương giáo chức, các câu hỏi đáp trong bài báo này giúp giải thích và khẳng định:
* Các khu học chính không buộc phải cung cấp cho giáo viên và nhân viên ngành giáo dục sự chọn lựa cách trả lương theo chu kỳ năm lịch 12 tháng hay chu kỳ năm học 10 tháng.
* Trước năm 2008, các khu học chính nếu đã cho phép nhân viên chọn chu kỳ trả lương không cần phải thay đổi lại quy chế này và nhân viên cũng như giáo viên của học khu sẽ không phải đóng thêm thuế.
* Những thay đổi cho năm thuế 2008, nếu có, sẽ là những thay đổi nhỏ.
Phần hỏi đáp dưới đây giúp giải thích việc áp dụng điều mục 409A cho những xếp đặt khẳng định ở trên, và những sắp xếp tương tự đối với những người làm việc theo từng kỳ trong năm. Để tạo thuận lợi cho việc trình bày, các câu hỏi đáp sẽ đề cập đến các khu học chính và nhân viên ngành giáo dục, mặc dù một số người thọ thuế khác cũng có thể bị chi phối bởi quy định này.
1. Điều mục 409A là gì?
Điều mục 409A được thông qua vào tháng 10 năm 2004 và có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2005. Điều mục này áp dụng trên nguồn thù lao người lao động kiếm được trong một năm nhưng chỉ thực nhận vào năm sau đó [không nhất thiết năm tiếp theo] (earn in one year but is not paid until a future year). Tình trạng này được biết đến như nguồn thù lao hoãn thuế không đủ tiêu chuẩn (nonqualified deferred compensation). Tuy nhiên điều mục 409A lại không được áp dụng trên các chương trình chính thức khác chẳng hạn như chương trình 401(k), hay chương trình 403(b), hoặc chương trình 457(b).
2. Điều khoản này ảnh hưởng đến tiền thuế của người lao động như thế nào?
Nếu một nguồn thù lao hoãn thuế quy định bởi điều mục 409A thỏa mãn các điều kiện của mục này, tiền thuế của người lao động sẽ không bị chi phối bởi những quy định của mục 409A. Tiền thù lao bị đánh thuế bình thường như khi không bị chi phối bởi điều mục 409A. Trường hợp việc thỏa thuận về tiền thù lao không đạt các yêu cầu của điều mục 409A, tiền thù lao sẽ bị đánh thêm một khoản thuế bổ xung, bao gồm mức thuế lợi tức phụ là 20%. Điều mục 409A không ảnh hưởng đến loại thuế lao động, bao gồm thuế an sinh xã hội và thuế y tế (FICA tax).
3. Khả năng chia đều thù lao kiếm được cho 12 tháng của giáo viên đã hình thành nguồn thù lao hoãn thuế như thế nào?
Nói chung, thù lao hoãn thuế là một kiểu sắp xếp theo đó nguồn tiền kiếm được trong một năm sẽ được chi trả trong năm sau. Ví dụ: Giả sử một năm học bắt đầu từ ngày 1 tháng 8 năm 2007 và chấm dứt ngày 31 tháng 5 năm 2008 (10 tháng), và một giáo viên của trường có mức lương $5,400 mỗi tháng (tổng số lương của cả năm học là $54,000). Nếu giáo viên này được trả lương tính theo 10 tháng, tiền lương nhận được trong năm 2007 sẽ là $27,000 cho năm tháng từ tháng 8 đến tháng 12, và $27,000 cho 5 tháng của năm 2008, từ tháng 1 đến tháng 5. Nếu giáo viên này được trả lương theo chu kỳ 12 tháng, mức lương hằng tháng của người này sẽ là $$4,500. Như vậy, trong năm 2007, tiền lương kiếm được sẽ là $22,500 tính trên 5 tháng từ tháng 8 đến tháng 12, và $31,500 cho năm 2008 tính trên 7 tháng từ tháng 1 đến tháng 7.
Theo ví dụ này, số tiền $4,500 giáo viên này kiếm được trong năm 2007 sẽ được trả trong năm 2008. Nói cách khác, số tiền $4,500 thực trả trong năm 2007 được hoãn lại để tính vào năm 2008 và cách thức sắp xếp này thường được xem là tiền thù lao được hoãn thuế, liên quan đến điều mục 409A. (Nên nhớ, nói chung hệ thống thuế vụ của Hoa Kỳ quy định tiền kiếm được phải đóng thuế ngay “pay-as-you-go” chứ không đợi đến năm sau mới đóng thuế).
4. Trường hợp một giáo viên hoặc nhân viên ngành giáo dục không yêu cầu chọn lựa cách trả lương, hay đã bỏ lỡ cơ hội này thì sao?
Nếu một nhân viên ngành giáo dục không yêu cầu được chọn trả lương theo chu kỳ 12 tháng, hoặc đã bỏ lỡ cơ hội sau khi thời hạn cho phép chấm dứt, họ sẽ được trả lương như những nhân viên khác không yêu cầu thay đổi cách trả lương (vẫn tiếp tục lĩnh lương theo chu kỳ 10 tháng/năm). Chẳng hạn, một khu học chính có thể đồng ý để nhân viên của họ được nhận lương theo chu kỳ 12 tháng và nếu người này nộp đơn yêu cầu đúng thời hạn, từ đầu năm học mới người này có thể họ có thể nhận lương theo cách này. Nhưng nếu giáo viên nộp đơn trễ hạn, hoặc không nộp đơn yêu cầu, tiền thù lao sẽ chỉ được trả theo chu kỳ năm gồm 10 tháng.
5. Có phải điều mục 409A yêu cầu rằng mỗi nhân viên phải được cung cấp quyền được chọn cách trả lương không?
Không. Điều mục 409A không yêu cầu mỗi nhân viên phải được cung cấp việc chọn cách trả lương. Ví dụ: Một học khu có thể thông báo rằng tất cả các giáo viên sẽ nhận được tiền lương trả đều đặn trên 12 tháng mà không cung cấp cho nhân viên sự chọn lựa nào khác. Trong trường hợp như vậy, các quy định về sự chọn lựa đề cập ở đây sẽ không áp dụng và không có các mức thuế thu thêm theo quy định của điều mục 409A.
6. Nếu trường học hay khu học chính cung cấp cho giáo chức và nhân viên sự chọn lựa về cách nhận tiền thù lao làm việc, các yêu cầu của việc chọn lựa có được thông báo bằng văn bản phải không?
Đúng vậy. Nhưng điều mục 409A không yêu cầu cụ thể loại văn bản đặc biệt nào. Ví dụ: Nếu thầy/cô giáo ký tên chọn cách trả lương trên mẫu đơn có ghi các thông tin yêu cầu, như vậy là đủ. Ngoài ra, sự chọn lựa này cũng có thể được gởi đến cho nhân viên qua hệ thống mạng thông tin, như thơ điện tử. Những quy định khác như thông báo việc không thể thay đổi việc lựa chọn và ngày đáo hạn của việc chọn lựa có thể cung cấp hay thông báo cho nhân viên giáo chức bằng bất cứ hình thức giấy tờ nào thích hợp, chẳng hạn sổ tay giáo viên hoặc theo nội quy của ban giảng huấn.
7. Công nhân viên có cần phải lập lại quyết định chọn lựa mỗi năm không?
Không. Một thỏa thuận có thể cho biết rằng tình trạng trước khi chọn lựa cách trả lương sẽ được duy trì cho đến khi nhân viên quyết định chọn cách nào. Chẳng hạn, một giáo viên có thể chọn cách nhận tiền lương trên 12 tháng, và sự chọn lựa này sẽ tiếp tục có hiệu lực cho đến khi người giáo viên này thay đổi sự chọn lựa của mình. Tuy nhiên nếu nhân viên hay nhà giáo muốn thay đổi cách trả lương, sự thay đổi phải được quyết định trước khi năm học mới bắt đầu và tiền lương sẽ được áp dụng theo cách tính mới từ năm học đó, và chỉ từ năm học đó mà thôi. Thông thường, giáo viên không thể thay đổi phương pháp trả lương vào giữa năm học.
8. Trường học và giáo viên có cần phải thay đổi cách trả lương nhân viên từ bây giờ không?
Không. Sở Thuế vụ đã quyết định không yêu cầu các học khu và nhân viên làm việc tại các học khu thay đổi cách trả và nhận lương trong thời điểm hiên nay. Nhân viên giáo chức vẫn tiếp tụ nhận tiền thù lao làm việc theo cách họ đã chọn trước đây.
9. Các học khu cung cấp cho nhân viên sự chọn lựa về cách nhận tiền thù lao cần có những thay đổi nào cho năm 2008?
Những điều chỉnh sau cùng sẽ không áp dụng cho đến ngày 1 tháng 1 năm 2008. Trước thời điểm này, các học khu đã cho phép nhân viên được quyền chọn lựa cách trả lương sẽ phải trình bày bằng văn bản cách thức trả thù lao cho các giáo viên và nhân viên trong thời gian còn lại của năm đó, chẳng hạn, số tháng còn lại của năm học. Ngoài ra, đối với thời gian làm việc hoặc năm học bắt đầu sau năm 2007, chủ và nhân viên cũng như ban giám hiệu và giáo viên cũng cần phải hội đủ các yêu cầu đã nêu ra ở trên về việc trả lương theo niên lịch, chẳng hạn từ năm học 2008-2009 trở đi.
10. Trước năm 2008, nếu một học khu và nhân viên giáo chức của học khu không thỏa mãn các yêu cầu theo quy định của những điều chỉnh sau cùng, Sở Thuế Vụ có thu thêm thuế của họ không?
Không. Sở Thuế Vụ sẽ không thu thêm các khoản tiền thuế do trường học và nhân viên giáo chức đã không thỏa mãn các yêu cầu đặt ra về thời gian chọn lựa việc hoãn thuế cũng như các yêu cầu được nêu rõ trên văn bản chính thức nhằm mục đích thực hiện việc trả lương theo chu kỳ làm việc hay theo năm học trước ngày 1 tháng 1 năm 2008. Việc nới rộng này chỉ được áp dụng trên tiền thù lao đủ tiêu chuẩn quy định đặc biệt về thời gian hoãn thuế lựa chọn trên các điều được chỉnh đốn của mục 409A áp dụng cho việc thay đổi cách trả tiền thù lao theo niên lịch; đồng thời chỉ áp dụng cho tiền thù lao trả vào hoặc trước ngày 31 tháng 12 năm 2008.