SỬ DỤNG NHÀ Ở
ĐỂ KINH DOANH,
LỢI TỨC VÀ CHI PHÍ
THÚY CHI – IRS/SPEC
1. Tôi đặt văn phòng làm việc ở nhà. Tôi có thể khai để được giảm thuế trên các chi phí như tiền vay mua nhà, tiền điện nước sử dụng v.v. hay không? Trường hợp tôi không muốn trừ các khoản tiền khấu hao tài sản cho căn nhà để sau này khi tôi bán nhà giá thành căn nhà không bị ảnh hưởng, xin cho biết tôi có thể làm như vậy hay không?
Nếu quý vị đủ tiêu chuẩn để được trừ các chi phí cho phần nhà ở sử dụng làm văn phòng làm việc, quý vị có thể khai để nhận các khoản khấu hao tài sản (depreciation) cho phần nhà ở sử dụng vào mục đích kinh doanh. Nói chung, phần nhà ở của quý vị khi được dùng làm nơi kinh doanh (hay văn phòng làm việc) sẽ được khấu trừ dần trong vòng 39 năm, sử dụng phương pháp chia đều phần tài sản được khấu hao (the straight line method) và áp dụng quy ước giữa tháng (a midmonth convention) để tính. Nếu quý vị không khai để nhận phần tiền khấu hao tài sản cho phần nhà sử dụng làm văn phòng làm việc, sau này khi bán nhà, quý vị vẫn phải khai giảm giá thành căn nhà (basis of your home) trên khoản khấu hao tài sản của phần nhà sử dụng vào mục đích kinh doanh. Muốn biết thêm chi tiết về vấn đề này, xin tham khảo thêm tài liệu từ ấn bản 587 (Publication 587, Business Use of Your Home).
2. Làm sao phân biệt được một hoạt động kinh doanh và hoạt động ưa thích nhằm mục đích vui chơi?
Vì các chi phí phát sinh từ các hoạt động “làm cho vui” (hobby) được trừ thuế trên giới hạn của nguồn thu nhập có được từ hoạt động này, điều quan trọng là chúng ta cần phân biệt các khoản chi tiêu phục vụ mục đích vui chơi, giải trí với các chi phí từ một hoạt động sinh lợi. Để làm được việc này, tất cả các dữ kiện và tình huống liên quan đến loại hoạt động cần phải được cân nhắc và không có yếu tố nào tự đóng vai trò quyết định. Các yếu tố thường được xem xét là:
1. Quý vị có tiến hành hoạt động này với tính cách kinh doanh hay không
2. Thời gian và công sức quý vị bỏ vào công việc có chứng tỏ rằng quý vị có ý định kiếm lợi hay không
3. Quý vị có sử dụng các nguồn thu nhập từ hoạt động này để sinh sống không
4. Các khoản thất thoát, lỗ lã có liên quan đến những tình huống ngoài tầm kiểm soát của quý vị không (hoặc là những tình huống thường xảy ra trong giai đoạn khởi đầu của việc kinh doanh)
5. Quý vị có thay đổi phương pháp hoạt động với nỗ lực tăng lợi nhuận hay không
6. Quý vị, hoặc những người trợ lý, có được những kiến thức cần thiết để tiến hành hoạt động này như một dạng kinh doanh có hiệu quả hay không
7. Quý vị có thành công trong việc kiếm tiền từ các hoạt động tương tự trong quá khứ hay không
8. Có năm nào quý vị kiếm được tiền hay không, và số tiền là bao nhiêu
9. Quý vị có hy vọng kiếm được một nguồn lợi nào trong tương lai khi các loại tài sản sử dụng hiện nay tăng thêm giá trị không
Thông tin về vấn đề này được đề cập chi tiết trên section 1.183-2(b) của danh mục các quy tắc thuế vụ Liên bang (the federal tax regulations).
3. Tôi sử dụng nhà ở để kinh doanh, như vậy tôi có thể khai để giảm thuế cho các chi phí phát sinh hay không?
Để được khai giảm thuế cho các chi phí liên quan đến các hoạt động kinh doanh khi sử dụng một phần nhà ở cho hoạt động này, quý vị phải hội đủ một số các yêu cầu đặc biệt. Ngay cả khi quý vị có đủ tiêu chuẩn để khai giảm thuế, các khoản tiền được trừ có thể có giới hạn.
Phần nhà được sử dụng để kinh doanh phải:
* Biệt lập (exclusive)
* Sử dụng thường xuyên (regular)
* Nhằm mục đích kinh doanh hay trao đổi dịch vụ thương mại của quý vị (for your trade or business), và
* Phần nhà này phải thỏa mãn một trong các điều kiện sau đây:
- Là cơ sở kinh doanh chính của quý vị
- Nơi quý vị gặp gỡ các thân chủ hay khách hàng mỗi ngày, hoặc mỗi chu kỳ mở cửa hoạt động
- Văn phòng hay phần nhà sử dụng vào mục đích kinh doanh này phải được xây dựng và thiết kế tách rời phần nhà ở
Các tiêu chuẩn bổ xung áp dụng cho nhân viên sử dụng nhà ở làm văn phòng làm việc hay nơi hoạt động kinh doanh: Nếu quý vị là nhân viên làm việc cho cơ quan hay cho người khác, và quý vị sử dụng một phần nhà ở của mình để làm việc hay nơi trao đổi các dịch vụ thương mại, quý vị có thể đủ tiêu chuẩn để được khai giảm thuế cho phần nhà này. Quý vị phải hội đủ các điều kiện vừa trình bày ở trên, và cả hai tiêu chuẩn sau đây:
* Hoạt động kinh doanh này phải nhằm mục đích tiện lợi cho chủ của quý vị, và
* Quý vị không cho chủ thuê lấy tiền trên bất cứ phần nhà nào và cũng không sử dụng phần nhà cho thuê để thực hiện công việc kinh doanh khi quý vị làm việc cho cơ quan hay người này như một nhân viên chính thức của họ.
Phần nhà ở của quý vị có sử dụng vào mục đích kinh doanh theo yêu cầu thuận lợi cho chủ hay không tùy thuộc vào tất cả các yếu tố và tình huống thực tế. Tuy nhiên, việc sử dụng phần nhà ở để kinh doanh không được xem như “nhằm mục đích tạo thuận lợi cho chủ nhân” nếu lý do sử dụng chỉ đơn thuần là “tiện” (appropriate) và “lợi” (helpful).
Những trường hợp ngoại lệ: Quý vị không nhất thiết phải đạt tiêu chuẩn “biệt lập” (exclusive use test) nếu quý vị thỏa mãn được các quy định áp dụng trên một trong các tình huống sau đây:
* Quý vị sử dụng một phần nhà ở của mình để chứa hàng mẫu hay hàng tồn kho cho chủ.
* Quý vị sử dụng một phần nhà ở làm nơi trông trẻ (a day-care facililty).
Những người khai thuế sử dụng và nộp mẫu đơn 1040 với mẫu Schedule C tính toán các chi phí sử dụng phần nhà ở vào mục tiêu kinh doanh cùng các giới hạn của các chi phí kinh doanh liên quan đến phần nhà này bằng mẫu đơn 8829 (Form 8829). Phần tiền được trừ thuế tìm được khi sử dụng mẫu 8829 sẽ được ghi trên dòng 30 của mẫu Schedule C.
Công nhân viên khai để trừ các chi phí kinh doanh từ phần nhà ở như một dạng chi phí được liệt kê trên mẫu Schedule A.
Muốn biết thêm chi tiết về vấn đề này, xin tham khảo thêm Tax Topic số 509 và ấn bản 587 của Sở Thuế Vụ. Ấn bản 587 bao gồm các thông tin về việc sử dụng nhà ở làm nơi chăm sóc trẻ em.
4. Tôi vừa mới thành lập một cơ sở kinh doanh nhỏ (small business) nên muốn biết tôi có phải đóng thuế lợi tức hằng quý hay không, hay tôi có thể đợi đến cuối năm khi nộp hồ sơ thuế mới đóng?
Hồ sơ thuế lợi tức Liên bang khai mỗi năm một lần. Là người làm nghề tự doanh (self-employed), nếu biết trước đến cuối năm sau khi trừ tiền thuế tạm thu và các khoản tín thuế, quý vị còn nợ một khoản tiền thuế nhiều hơn mức cho phép, quý vị nên đóng thêm các khoản thuế phỏng định hằng quý. Mẫu Schedule SE thuộc bộ đơn khai thuế 1040 (Form 1040, Schedule SE, Estimated Tax For Individuals) sẽ giúp quý vị quyết định về các khoản thuê phỏng định quý vị phải đóng và làm thế nào đóng các khoản tiền này.
Cuối năm, khi nộp hồ sơ khai thuế lợi tức, quý vị cần phải khai nguồn thu nhập trong kinh doanh của quý vị trên hồ sơ thuế. Các mẫu đơn cần dùng để khai thuế là:
1. Mẫu đơn khai thuế 1040 (Form 1040, U.S. Individual Income Tax Return)
2. Mẫu Schedule C dùng để tính các khoản lời/lỗ trong kinh doanh, thuộc bộ đơn 1040 (Schedule C, Profit or Loss from Business), và
3. Mẫu Schedule SE để tính thuế lao động tự doanh (Schedule SE, Self-employed Tax)
Nếu trong năm thuế quý vị có đóng các khoản thuế phỏng định, số tiền này sẽ được khai trên hồ sơ thuế lợi tức cá nhân, dòng 57, mẫu đơn 1040.