QUÁ TRÌNH KIỂM TOÁN
HỒ SƠ THUẾ CỦA IRS
THÚY CHI – IRS/SPEC
Sở Thuế Vụ (IRS) thường kiểm toán các hồ sơ thuế để thẩm tra mức độ chính xác của việc khai thuế.
Một hồ sơ thuế được chọn để kiểm tra không luôn luôn có nghĩa là người khai thuế khai không đúng hoặc hồ sơ của họ có chỗ sai sót. Thực tế, đã có nhiều trường hợp kết quả kiểm tra các hồ sơ thuế mang về tiền refund cho người thọ thuế, hay hồ sơ thuế được chấp nhận mà không có sửa chữa so với hồ sơ ban đầu.
Hầu hết mọi người thọ thuế nộp hồ sơ đúng hạn và đóng đầy đủ tiền thuế. Người thọ thuế có quyền tin rằng thủ tục thu thuế hành chính của Sở Thuế Vụ là một hệ thống làm việc có hiệu quả và vô tư, bao gồm việc kiểm tra tiền thuế đóng được báo cáo đúng đắn và áp dụng các hành động cưỡng chế thích hợp đối với những cá nhân không tự nguyện tuân theo các định chế thuế vụ.
Quyền của người thọ thuế – Taxpayer Rights
Nhân viên Sở Thuế Vụ được huấn luyện để giải thích và bảo vệ quyền lợi của người thọ thuế những khi tiếp xúc và làm việc với người thọ thuế. Quyền lợi của người thọ thuế bao gồm:
* Quyền được cư xử nhã nhặn, lịch thiệp.
* Quyền được bảo vệ các thông tin cá nhân và đời tư liên quan đến các vấn đề thuế vụ.
* Quyền được biết tại sao Sở thuế Vụ quan tâm đến các thông tin của người thọ thuế, Sở Thuế vụ sẽ sử dụng nguồn thông tin được cung cấp như thế nào và trong trường hợp không được cung cấp những thông tin này, điều gì sẽ xảy ra.
* Quyền được đại diện cho chính mình, hoặc quyền được chọn người làm đại diện.
* Quyền được kháng nghị các bất đồng trong phạm vi cơ quan IRS, hay quyền được kháng án trước các tòa án.
Quá trình chọn các hồ sơ thuế để kiểm toán – How returns are selected for examination
Sở Thuế Vụ sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để chọn lọc các hồ sơ được kiểm toán. Các phương pháp này bao gồm:
* Người chủ hồ sơ thuế có thể là thành viên của các quá trình trung chuyển tiền tránh thuế (Potential participants in abusieve tax avoidance transactions) – Một số hồ sơ thuế được chọn lựa dựa theo các nguồn tin thu nhận được của Sở Thuế Vụ liên quan đến các nỗ lực xác định bọn lừa đảo và tòng phạm trong các hoạt động chuyển tiền tránh thuế. Các ví dụ loại này bao gồm thông tin nhận được từ các trát gọi hầu tòa “John Doe” gởi cho các các hãng phát hành thẻ tín dụng, các công ty, các doanh nghiệp và các thành viên trong danh sách của bọn lừa đảo được chuyển giao cho Sở Thuế Vụ.
* Điểm đánh giá của máy điện toán (computer scoring) – Một số các hồ sơ được chọn để kiểm toán dựa trên số điểm đánh giá của máy điện toán. Các chương trình điện toán đánh giá mỗi hồ sơ bằng một số “điểm.” Điểm số của hệ thống phân biệt các chức năng hoạt động DIF – discriminant Function System – đánh giá khả năng có thể thay đổi dựa vào kinh nghiệm làm việc trước đây của IRS trên các hồ sơ tương đương. Điểm số của hệ thống DIF trên nguồn lợi tức không khai báo – The Unreported Income DIF – đánh giá một hồ sơ có khả năng không khai đúng nguồn lợi tức. Các chuyên viên thuế vụ thu thập những hồ sơ thuế với số điểm cao nhất , chọn ra một số để kiểm toán và xác định các mục nào trên hồ sơ thuế cần kiểm tra.
* Các công ty kinh doanh với tầm vóc hoạt động lớn (large Corporations) – Hằng năm Sở Thuế Vụ đều kiểm tra hồ sơ thuế của nhiều công ty kinh doanh lớn.
* Giá trị của các nguồn thông tin trùng khớp (Information matching) – Nhiều hồ sơ khai thuế bị kiểm toán do số liệu cung cấp của người/cơ quan trả tiền, chẳng hạn thông tin trên bảng báo lương do chủ cơ quan cung cấp, hay thông tin trên báo cáo tài chính 1099 do ngân hàng cung cấp v.v. không ăn khớp với nguồn lợi tức khai trên hồ sơ thuế.
* Tính liên đới của các vụ kiểm tra (Related Examinations) – Nhiều bộ hồ sơ thuế có thể được chọn để kiểm tra khi những hồ sơ này cùng liên quan đến một vài vấn đề, hay có liên quan đến việc chuyển tiền của nhiều người thọ thuế khác, chẳng hạn, người bỏ tiền đầu tư, người có cổ phần kinh doanh.
* Những trường hợp khác – Các văn phòng thuế vụ địa phương có thể chọn một số các hồ sơ kiểm tra để đo lường mức độ tuân thủ các quy định thuế vụ cho các dự án. Các dự án này thường đòi hỏi sự tán thành về mức độ điều hành và liên quan đến nhiều lĩnh vực, chẳng hạn, các cơ quan chủ động về vấn đề tuân thủ pháp luật trong khu vực (local compliance initiatives), các bộ phận giúp khai thuế (return preparers), hoặc các thành phần đặc biệt tham gia hoạt động trên thị trường (specific market segments).
Các phương pháp kiểm toán – Examination methods
Một quá trình kiểm tra hồ sơ thuế có thể được tiến hành chỉ qua trao đổi thư từ, hay qua phỏng vấn trực tiếp và xem xét hồ sơ lưu liên quan đến việc khai thuế của người hay cơ quan thọ thuế. Việc phỏng vấn có thể xảy ra tại một trung tâm của Sở Thuế Vụ, văn phòng kiểm toán, hay tại nhà của người thọ thuế, nơi làm việc, cơ sở hoạt động kinh doanh, hoặc tại một văn phòng kế toán. Người thọ thuế có thể ghi âm các buổi phỏng vấn nếu họ có báo trước với Sở Thuế Vụ. Nếu thời gian, địa điểm, hoặc phương pháp phỏng vấn Sở Thuế Vụ đưa ra không thuận tiện cho người thọ thuế, người thọ thuế có thể yêu cầu thay đổi, bao gồm việc phỏng vấn tại một trung tâm IRS khác, chẳng hạn, khi người thọ thuế đã dọn đến nơi cư ngụ hay làm việc mới; hoặc nơi hồ sơ thuế vụ của người thọ thuế được lưu giữ.
Thư thông báo kiểm tra cần phải nêu rõ mục và loại chứng từ lưu thuế nào liên quan đến việc kiểm tra. Người thọ thuế có thể tự làm đại diện, hay tự chọn người đại diện cho họ hoặc cho công ty của họ. Nếu người thọ thuế không hiện diện trong buổi phỏng vấn, người đại diện phải có tờ ủy nhiệm do người thọ thuế ký tên. Nhân viên phụ trách việc kiểm toán hồ sơ thuế sẽ giải thích nguyên nhân đưa đến những thay đổi trên hồ sơ thuế đã nộp của người thọ thuế. Hầu hết người thọ thuế có hồ sơ bị kiểm toán ở mức độ này đều đồng ý với những thay đổi và các hồ sơ kiểm toán hoàn tất.
Quyền được kháng án – Appeal rights
Ngay khi bắt đầu quá trình kiểm toán một hồ sơ thuế, người thọ thuế sẽ được giải thích về các quyền họ có thể sử dụng khi kháng án. Người thọ thuế nếu không đồng ý với những thay đổi đưa ra có thể bắt đầu bằng một cuộc trao đổi ý kiến với giám đốc bộ phận kiểm toán, hoặc gởi đơn kháng nghị về trường hợp của mình đến cơ quan phụ trách việc kháng án của IRS, Tòa Thuế Vụ Hoa Kỳ (U.S. Tax Court), Tòa Tố Tụng Hoa Kỳ (U.S. Claims Court), hoặc Tòa Án Hoa Kỳ đóng tại khu vực (local U.S. District Court).
Nếu đôi bên không đạt được thỏa thuận nào vào cuối buổi họp trao đổi ý kiến với nhân viên kiểm toán hồ sơ thuế hay với giám đốc bộ phận kiểm toán, người thọ thuế có 30 ngày để xem xét lại các mục trên hồ sơ thuế của mình, chuẩn bị cho việc kháng nghị những bất đồng đến cấp giải quyết cao hơn. Sau thời hạn 30 ngày, Sở Thuế Vụ sẽ ban hành một thông báo thiếu thuế chiếu theo những điều luật quy định. Người thọ thuế có thêm 90 ngày, sau khi nhận được thông báo này, để gởi đơn lên Tòa Thuế Vụ.
Tòa Tố Tụng và Tòa Khu vực thường không tiếp nhận hồ sơ kháng án cho đến khi các khoản tiền thuế còn thiếu được thanh toán cho IRS và tiền refund bị Sở Thuế Vụ từ chối trả cho người thọ thuế. Tiền thuế còn thiếu không nhất thiết phải thanh toán khi các tranh chấp thuộc lãnh vực giải quyết của Sở Thuế Vụ và TòaThuế Vụ. Một hồ sơ kháng án có thể gởi lên cao hơn đến tòa kháng án của Hoa Kỳ, hay đến tòa Tối Cao, nếu các cơ quan này chấp nhận hồ sơ chống án.